Цифровое рабство? Компании учатся управлять сотрудниками удаленно

Пандемия коронавируса произвела революцию в отношениях между сотрудниками и их начальством. Сотни тысяч людей ежедневно оказываются в домашнем офисе, не имея собственного опыта и опыта своих начальников

В то время как в первые месяцы после внедрения домашнего офиса компании в основном занимались технической стороной всего процесса, то есть необходимыми программами, доступностью и качеством соединения или безопасностью данных, другие ключевые темы оставались в тени. Одним из них было требование, которое компания может предъявить своим сотрудникам, если они работают удаленно. Но до сих пор в Европейском Союзе не было специального законодательства, определяющего условия выполнения работы на дому. В большинстве стран «работа на дому» работает только с согласия работодателя и работника.

Фото: https://www.eulerhermes.com/

«Некоторые люди говорят о гибком графике работы, но на практике это может быть больше похоже на бесконечное рабочее время, когда сотрудник доступен 24 часа в сутки и семь дней в неделю, и это действительно не очень хорошо. Таким образом, баланс между личной и профессиональной жизнью исчезает, что в конечном итоге может привести к проблемам в личной жизни или выгоранию и, как следствие, к ухудшению производительности труда», – говорит депутат Европарламента Томаш Здеховски.

Право отключения

Поэтому в этом году Европейский парламент обсудил создание директивы, которая гарантировала бы работникам право не поддерживать профессиональные контакты в нерабочее время, не беспокоясь о негативной реакции со стороны работодателя. Инициатива была создана до вспышки пандемии коронавируса, но с более широким использованием работы из дома она тем более актуальна. Одна из важных частей директивы – это так называемое право отключения.

«Очень важно определить право на отключение, которое позволяет сотрудникам не участвовать в непрерывных рабочих задачах. Однако само законодательство потребует обстоятельного обсуждения между всеми сторонами. Я считаю, что некоторые правила нельзя определять коллективно, мы должны уважать индивидуальность и тот факт, что каждому сотруднику может подойти что-то свое. И нет смысла готовить закон, который сразу содержал бы множество страниц исключений», – добавляет Томаш Здеховски.

Быстрый запуск домашнего офиса привел к сбою всего процесса во многих компаниях. Менеджеры часто общаются с сотрудниками всякий раз, когда они думают о них, в том числе по вечерам или в выходные. Речь идет не только о телефонных звонках, но и об отправке электронных писем, SMS-сообщений и об использовании различных социальных сетей, таких как Skype, WhatsUp или Messenger. Эти сотрудники используют их в основном в личных целях, поэтому они не могут выключить их так же легко, как рабочий телефон или электронную почту, и доступны своим руководителям практически в любое время.

По мнению экспертов, изменения в законодательстве также должны произойти на национальном уровне. Во время пандемии многие компании обнаружили, что работникам их домашнего офиса платят. Работа на дому, вероятно, изменит организацию работы и отношения с сотрудниками в долгосрочной перспективе для многих из них.

Фото: https://dqlab.id/

«Внедрение домашнего офиса становится стандартом, который, вероятно, сохранится даже после окончания пандемии. Многие компании знают, что эта система лучше и выгоднее для них», – говорит Роман Бернус, менеджер консалтинговой группы Grant Thornton.

Опрос, проведенный Profesia среди специалистов по персоналу, показал, что большая часть из них, а именно 42 процента, предполагают сочетание работы из дома и на работе в будущем. Он также подтвердил, что почти треть людей не любит длительную работу из дома. Однако, по мнению экспертов, действующее законодательство является препятствием.

«Действующее законодательство совершенно неудовлетворительно, и этот вопрос требует решения», – добавляет Роман Бернус.

По его словам, работодатель должен обеспечить работнику домашнего офиса компенсацию понесенных расходов, количественная оценка которых, однако, часто бывает непредсказуемой.

«В случае компенсации за износ принадлежащего сотруднику имущества, используемого для работы, например компьютера, принтера, телефона или мебели, проблем не возникает. Сумма возмещения может быть фиксированной по фиксированной ставке. Проблема возникает при так называемом обязательном выполнении работодателем создания и соблюдения рабочих условий для выполнения работы. К ним относятся, например, подключение к Интернету, электричество или отопление. Здесь невозможно обобщить затраты, но это имеет смысл. Тем более что размер компенсации следует рассчитывать исходя из фактически понесенных расходов, что на практике практически невозможно», – поясняет Роман Бернус.

Стресс от онлайн-общения

Домашний офис доставил многим людям повышенный стресс и трудности не только из-за постоянного цифрового давления со стороны начальства или неоплачиваемых расходов на работу из дома, но и из-за отсутствия подходящего оборудования для долгосрочной работы из дома. Например, нейробиологическое исследование, проведенное Dell в сотрудничестве с Emotiv, крупным игроком в области мониторинга мозга и нейробиологии, показало, что сотрудники, оснащенные высококачественными технологиями, могут выполнять на 37 процентов больше работы в свое рабочее время. Хорошие технологии могут сэкономить сотрудникам 23 минуты каждый час, то есть 15 часов за полную 40-часовую рабочую неделю.

Фото: http://dev.moremam.ru/

Хотя покупка более быстрого ноутбука или более современного телефона часто не была большой проблемой для работодателей, с мебелью все было намного сложнее. Качественный стул или стол, за которым можно было бы сидеть восемь или десять часов в день, не является естественной особенностью многих домашних хозяйств. Для многих сотрудников долгое сидение за обеденным столом было нагрузкой на организм и здоровье, которое медленно, но надолго убавлялось.

Тот факт, что качество и тип используемой мебели напрямую влияют на здоровье сотрудников, подтвердил опрос Ahrend. По его словам, каждый четвертый удаленный сотрудник столкнулся с проблемами со здоровьем в домашнем офисе. Респонденты, имевшие затруднения, чаще всего жаловались на проблемы со спиной и позвоночником, всего 67 процентов случаев, и каждый второй из них испытывал боли в шее или прибавку в весе.

«Качество эргономики имеет решающее значение в офисной работе. Мы сталкиваемся с этим сегодня, и каждый день люди часто не имеют даже соответствующего основного оборудования домашнего рабочего места. Типичными проблемами являются, например, неподходящие стулья без поясничной опоры, монитор, установленный на неправильной высоте, или плохие условия внешней освещенности. Мы часто не осознаем, что на нашу работу и концентрацию также влияет достаточная вентиляция помещения или окружающий шум», – говорит Ян Мергл.

Более половины респондентов заявили, что плохое качество мебели и плохая эргономика не позволяют им нормально работать дома. Опрос показал, что только 33 процента респондентов работали со специализированной офисной мебелью во время домашнего офиса, большинство из них работали с обычной домашней мебелью, включая диван или даже кровать.

Цифровая коммуникация вызвала повышенный стресс у многих сотрудников. К основным недостаткам виртуального общения относятся, в частности, неправильное толкование сообщений, что может привести не только к неприятной атмосфере среди коллег, но и к снижению эффективности и производительности труда. Однако неудобства также могут быть вызваны плохо управляемым общением с помощью видеозвонков и видеоконференцсвязи, которыми сегодня пользуется почти каждый сотрудник, работающий из дома.

Фото: https://sber.pro/

Постоянное переключение

Выбранная платформа должна действительно хорошо контролироваться, и в то же время необходимо думать о правильном освещении и среде, которую захватывает камера. Каждый должен также понимать, что это выглядит не очень прилично, когда камера фиксирует, как участник пытается обработать электронное письмо или ответить на SMS во время разговора. Неспособность усвоить эти основы может привести к стрессовым ситуациям. Согласно недавнему опросу Adaptavist, до 38 процентов респондентов выражают озабоченность по поводу делового общения на цифровых платформах. Тот факт, что примерно половина сотрудников активно использует более четырех цифровых каналов, конечно же, этому не способствует. Переключение между ними, их постоянный контроль и смена контекста также негативно сказываются на производительности труда и способности концентрироваться.

«Курсы, которые компании предлагают своим сотрудникам, могут легко развеять эти опасения. Они предоставляют рекомендации по эффективному онлайн-общению, представляют передовой опыт и учат участников, как придерживаться рабочего времени и определенных привычек в режиме домашнего офиса», – сказал Джонатан Эпплтон, директор ABSL, ассоциации общих корпоративных сервисов.

По его словам, чем дольше люди работают из домашних офисов, тем больше у них тенденции всегда оставаться на заработках и в сети, что, однако, постепенно становится источником стресса для все большего числа людей. Поэтому необходимо помнить, что работать весь день за компьютером сложно для тела и ума, и регулярные перерывы и отдых между виртуальными встречами более чем необходимы.

Именно отсутствие отдыха в долгосрочной перспективе существенно снижает эффективность работы сотрудников, работающих на дому. Это часто связано со стиранием границ между работой и личной жизнью и отсутствием прямого социального взаимодействия. В рабочее время работников часто легко отвлекают домашние дела, а в нерабочее время у них часто возникает соблазн продолжить свою работу. Ни то, ни другое не идеально.

«Наши данные показывают, что в нерабочее время только менее половины людей отключают уведомления на компьютере или телефоне. Лично я рекомендую отключить эти уведомления вне работы, оставив тем самым пространство для вашей личной жизни», – говорит Джонатан Эпплтон, добавляя, что «некоторые каналы связи и социальные платформы также широко используются работниками как для работы, так и для личного общения, разделяя эти границы».