Хранение бухгалтерской документации

В документообороте любой компании основную часть составляет бухгалтерская документация. Сюда относятся данные налогового учета, а также подтверждающие получение доходов бумаги, необходимые для уплаты налогов. Порядок хранения всех этих документов определяет ряд законов и положений. Ответственность за сохранность документации несет главный бухгалтер и руководитель предприятия.

Компания для хранения бухгалтерской и другой документации может организовать собственный архив или выбрать депозитарное хранение документов (за пределами офиса).

Хранить бухгалтерскую документацию на предприятии необходимо в специально отведенном месте, оборудованном шкафами, стеллажами или полками. Оконные проемы в таком помещении лучше всего закрыть жалюзи, шторами и металлическими решетками. Желательно ограничить доступ в помещение архива, чтобы избежать кражи и потери документов. Для обеспечения оперативного поиска необходимых рабочих бумаг сотрудник компании – архивариус – должен разработать номенклатуру дел. Выдача документов служащим допускается исключительно с разрешения главного бухгалтера.

Хранение документов из бухгалтерии вне офиса предусматривает передачу полного объема отчетности в архивную компанию. Решив воспользоваться услугами профессионалов, фирма получает множество преимуществ:

освобождение бухгалтера от выполнения непрофильной работы;

обеспечение сохранности документов и надежной защиты конфиденциальной информации;

сокращение расходов на оснащение и содержание архива;

высвобождение площади офиса.

Выбор метода хранения бухгалтерских документов зависит от нескольких факторов: специфики деятельности компании, ее финансовых возможностей, а также объема документации.

Ответственность за неправильное хранение документов

При обнаружении пропажи или утери бухгалтерской отчетности руководитель компании обязан подписать приказ и назначить специальную комиссию, которая займется расследованием причин произошедшего. Стоит отметить, что отсутствие первичных документов считается нарушением законодательства, поэтому виновнику грозит штраф: административный или налоговый.

Большое значение имеет соблюдение сроков хранения бухгалтерской документации. В случае незаконного (преждевременного) уничтожения рабочих бумаг компании также грозит административная ответственность в виде предупреждения или штрафа. Утилизацию документов можно производить только после того, как экспертная комиссия составит акт о выделении документов на уничтожение, и проведения инвентаризации за определенный период.