Электронные трудовые книжки с 2020 года

С 1 января 2020 года вступили в силу два новых федеральных закона (Федеральный закон «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» и Федеральный закон «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»). Эти нормативные акты ввели в действие принципиально новый документ - электронную трудовую книжку. Необходимость ее внедрения вызвана реалиями современной жизни. Трудовая книжка названа основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Она необходима для приема на работу, сведения из нее используют при назначении страховой пенсии.

Плюсы для работников в ведение электронной трудовой книжки в 2020 году

• Удобство получения сведений, в том числе в случаях, когда организация ликвидирована. Порой это является неразрешимой проблемой. При наличии электронной трудовой книжки, даже в случае ликвидации работодателя, работник сможет запросить в ПФР полные сведения о своей трудовой деятельности и получить их.
• Минимизация риска утраты или порчи трудовой книжки.
• Возможность отслеживания процесса уплаты страховых взносов. Этот процесс станет более удобным при использовании "личного кабинета" на сайте ПФР.
• Удобство получения сведений в целях оформления визы, загранпаспорта или кредита в банке. Необходимые сведения можно будет получить через портал госуслуг, многофункциональный центр предоставления услуг, в ПФР или у работодателя. Причем получить их можно будет как в бумажном виде, так и электронном - заверенном усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью.

Преимущества для работодателей в электронной книжке в 2020 году

Среди преимуществ для работодателей могу выделить следующие:

1. Минимизация рисков ошибок при заполнении трудовой книжки. Инспекции труда в ходе проверок выявляют их достаточно много;
2. Исключение риска утраты трудовой книжки. Ее невозможно потерять, она сформирована в Пенсионном фонде России (ПФР).
3. Удобная систематизация сведений, тем более что многие уже пользуются различными кадровыми программами, с помощью которых можно выстроить базу данных и вести ее аккуратно и в удобной форме.
4. Снижение издержек на кадровый документооборот.
5. Достаточно высокая степень защиты персональных данных. Базы защищены, передача сведений осуществляется через усиленную квалифицированную электронную цифровую подпись.

До 1 июля 2020 г. необходимо довести до всех сотрудников изменения в трудовом законодательстве и предложить выбрать вариант трудовой книжки: продолжать вести старую на бумаге или перенести все данные в цифровое пространство.

Электронная система, как и любая автоматизация общества, призвана облегчить работу, экономить время, разгрузить пространство и минимизировать ошибки и утрату документов. Электронный документооборот давно взят на вооружение и успешным бизнесом и крупными госструктурами. Электронные трудовые - ещё один шаг в цифровое будущее. Информация из цифровых трудовых книг сохраняется, отправляется по электронному почтовому адресу работника или распечатывается на бумаге.

Данные из цифровой трудовой книги сотрудник может получить:

• у работодателя по месту последнего трудоустройства;
• в личном кабинете на сайтах ЕПГУ, ПФР;
• в службе поддержки клиентов МФЦ или ПФР.

Какой вариант выбрать, конечно, решать вам, но стоит заметить, что электронный формат всё же больше подходит современной действительности. Цифровая версия практически полностью исключает человеческий фактор, то есть ошибки в записи трудовой. К тому же работодатели бывают разные, и не секрет, что некоторые шантажируют своих сотрудников и угрожают плохой записью, чтобы платить за труд меньше, а обязанностей «навалить побольше». Кибер-книжка, в этом плане, защищает от недобросовестных работодателей.