Каким должно быть архивохранилище?
Александр Алексеенко - 06.07.16 В современном мире архивная обработка документов стала практически повседневным занятием для многих компаний. Хоть документооборот и принимает электронную форму, но все же закон требует распечатки и хранения бумаг. А значит, нужно создавать архив и открывать архивохранилище.
Где разместить бумаги?
Говоря в общем, есть два варианта:
Нередко компании используют третий вариант: размещают папки в шкафах и сейфах по всему офису. Но этот тип больше напоминает хаотичный склад бумаг, чем грамотно организованный офис. А значит, он совсем не подходит для рассмотрения.
Собственный офис
На что нужно обратить внимание, если вы хотите, чтобы архив размещался в вашем офисе?
Прежде всего, нужно выделить для него отдельное, запирающееся на замок помещение. Ключа должно быть два. Один — у ответственного лица и второй у руководителя. Хранить ключи нужно в сейфе, так вы сможете быть уверены в том, что в помещение не попадут третьи лица.
Комната должны быть теплой, но не жаркой, умеренно сухой и не затхлой. Ни в коем случае для таких целей не подойдут подвальные помещения. Вы вряд ли сможете обеспечить в обычном офисе строгое соблюдение требований к температурно-влажностному режиму, но вот о пожарной безопасности побеспокоиться следует. Организуйте как минимум пожарную сигнализацию, а в идеале еще и современные средства пожаротушения.
Отдельного внимания заслуживает мебель. Новая, желательно металлическая, с минимумом декора (только пыль будет копиться). Почему металл? В нем не заведутся жучки и другие насекомые, способные уничтожить документы.
Также для удобства хранения нужно приобрести папки и коробки, в которые вы будете складывать бумаги.
И самое важное! Создавая архив, сразу же делайте опись. Она должна быть в электронном и в бумажном виде. Помните, что архив без описи и каталога — совершенно бесполезная вещь.
Профессиональное хранение
Если же вы не хотите взваливать на свои плечи все эти организационные хлопоты, то вы можете сдать свои бумаги на внеофисное хранение. Чем хорошо профессиональное архивохранилище?
Прежде всего, тем, что в нем уже все готово. Если вы обращаетесь в серьезную компанию, то в помещении уже будет предусмотрена и пожарная, и охранная сигнализация, а также современные системы пожаротушения.
Современные хранилища оборудованы настоящими системами климат-контроля, где устанавливается именно тот температурно-влажностный режим, который идеально подходит для хранения документов.
Помимо этого, регулируется и освещение в залах.
Профессиональные архивисты в случае необходимости проведут все работы по созданию каталога и систематизации файлов, а также могут в любой момент предоставить вам возможность поработать с нужными документами на своей территории или же доставят бумаги к вам в офис.
Специально созданные для хранения стеллажи, короба и папки — еще одна гарантия сохранности ваших бумаг.
Комментарии